Outil de gestion de projet collaboratif : les critères

Un outil collaboratif ne se juge pas au nombre de personnes qu'il accepte, mais à sa capacité à faire cohabiter deux populations qui n'ont rien à voir : votre équipe, qui doit tout voir, et le client, qui ne doit voir qu'une partie. C'est le seul critère qui distingue vraiment les outils entre eux.

Voici les cinq critères qui comptent pour une agence, les pièges du travail en temps réel, et le point où la plupart des outils s'arrêtent. Notre page sur la gestion de projet en agence traite du process lui-même.

Le vrai problème : deux publics, un projet

Une agence gère chaque dossier sur deux plans à la fois.

• En interne : qui fait quoi, combien de temps il reste, ce qu'on pense du brief, les tâches qui n'intéressent personne d'autre.
• Avec le client : ce qui est livré, ce qu'on attend de lui, ce qui est validé, ce qui est facturé.

La plupart des outils collaboratifs ne connaissent qu'un seul plan. Résultat : soit on invite le client et il voit les commentaires internes, soit on ne l'invite pas et il continue de demander par courriel. Les deux situations sont mauvaises, et la seconde est la plus fréquente.

Les cinq critères

1. Des droits par rôle, pas par personne

Un outil qui demande de cocher des cases pour chaque nouvel arrivant produira un jour une erreur de partage. Ce qu'il faut : des rôles définis une fois, où le client voit les livrables et les échéances, et rien d'autre.

2. La séparation interne et externe par défaut

Le bon réglage n'est pas « le client voit ce qu'on lui montre », c'est « le client ne voit rien, sauf ce qu'on publie ». La différence paraît mince ; elle est décisive le jour où quelqu'un écrit un commentaire agacé sur une tâche.

3. Un fil de discussion attaché à l'objet

Un commentaire sur une tâche vaut mieux qu'un message dans une messagerie générale. Six mois plus tard, la décision se retrouve à côté de ce qu'elle concerne, et non dans un fil de trois cents messages.

4. Les notifications réglables

Un outil qui notifie tout n'est plus lu au bout de deux semaines. Cherchez la possibilité de choisir : ce qui m'est assigné, ce qui approche de son échéance, ce que le client dépose. Le reste peut attendre une consultation.

5. L'accès mobile en consultation

Personne ne planifie un projet sur un téléphone. En revanche, on consulte une échéance dans un train et on valide une demande entre deux rendez-vous. Un outil lourd sur mobile perd la moitié de son usage réel.

Les pièges du temps réel

La collaboration simultanée est un argument de vente, et parfois un problème.

• Le document que tout le monde modifie finit sans auteur ni version. Sur un livrable client, préférez une version publiée et figée à un document vivant.
• La notification instantanée fragmente la journée. Une équipe de création a besoin de plages sans interruption : un outil qui pousse chaque commentaire à l'écran travaille contre la production.
• Le tableau que chacun réorganise perd sa lisibilité. Une seule personne structure, les autres avancent dans la structure.

Ce que les outils généralistes ne font pas

Ils gèrent très bien les tâches. Ils ignorent trois choses dont une agence ne peut pas se passer.

• Le lien avec le devis. Un tableau de tâches ne sait pas ce qui a été vendu, donc il ne peut pas dire si le travail engagé dépasse le périmètre.
• Le temps passé rapporté au budget. Le suivi du temps existe souvent en option, mais il ne rejoint pas un montant vendu.
• La validation formelle. Cocher une case n'est pas une acceptation. Une agence a besoin d'une trace datée et attribuée, comme le détaille notre article sur le bon pour accord.

Combien d'outils pour une agence

Deux, au maximum trois, et il faut s'y tenir.

• Un outil de gestion qui porte les dossiers, les tâches, le temps, les devis et les factures.
• Une messagerie d'équipe pour l'échange court, qui ne conserve rien d'important.
• Un espace de fichiers, si les livrables sont lourds.

Chaque outil supplémentaire crée un endroit où chercher, et donc un endroit où ne pas trouver. Une agence de dix personnes qui utilise sept outils passe une demi-journée par semaine à faire circuler l'information entre eux.

Comment tester avant de s'engager

Un essai de deux semaines sur un vrai dossier, pas sur un projet fictif. Trois questions à la fin de l'essai :

• Est-ce que l'équipe y est allée sans qu'on le lui rappelle ?
• Est-ce qu'un client a trouvé ce qu'il cherchait sans nous écrire ?
• Est-ce qu'on a arrêté d'utiliser un autre outil pendant ces deux semaines ?

Si la réponse est non aux trois, l'outil ne sera pas adopté, quelles que soient ses qualités.

Ce qu'il faut retenir

• Le critère décisif est la séparation entre le plan interne et le plan client.
• Des droits par rôle, une visibilité fermée par défaut.
• Les discussions s'attachent aux objets, pas à une messagerie générale.
• Le temps réel fragmente : réglez les notifications dès le premier jour.
• Deux outils, trois au plus. Chaque outil de plus est un endroit où chercher.

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