Outil de gestion de projet gratuit : ce qu'il fait, et ce qu'il vous coûte

Une agence de six personnes peut tenir deux ans avec des outils gratuits. Trello pour les tâches, Google Drive pour les fichiers, un tableur pour le budget, une boîte mail pour le reste. Ça marche, et il n'y a aucune honte à commencer ainsi. La question n'est pas de savoir si les outils gratuits sont bons : elle est de savoir à quel moment ils commencent à coûter plus cher que ce qu'ils font économiser.

Cet article compare honnêtement ce qui existe, sans faire semblant que la version gratuite d'un logiciel de gestion de projet ne sert à rien. Pour la méthode en amont, notre page sur la gestion de projet en agence traite du process lui-même.

Ce que les outils gratuits font bien

Les listes de tâches

Trello, Notion, Asana en plan gratuit : tous font très bien une chose, gérer des tâches en colonnes. Pour une équipe de moins de dix personnes sur un projet à la fois, c'est suffisant et la prise en main tient en une demi-journée.

Le partage de fichiers

Google Drive donne quinze gigaoctets, ce qui couvre une année de documents pour une petite agence, hors vidéo. Le partage avec un client fonctionne, et personne n'a besoin de formation.

Les diagrammes de Gantt, à condition d'être patient

Plusieurs outils proposent un diagramme de Gantt en version gratuite. Ils sont utilisables, mais la mise à jour est manuelle : déplacer une tâche ne décale pas les suivantes. Sur un projet de trois mois avec quarante tâches, c'est une demi-journée par mois de recalage.

Où ça s'arrête, pour une agence

Le problème des outils gratuits n'est pas leur qualité. C'est qu'ils ne parlent pas entre eux, et qu'une agence a besoin de relier quatre choses que personne n'a prévu de relier.

Le temps passé ne rejoint jamais le budget vendu

Vous avez vendu douze jours. Combien en avez-vous consommé ? La réponse est dans un outil de suivi du temps, le montant vendu dans un devis, et personne ne fait le rapprochement avant la facture finale. C'est le premier trou, et c'est celui qui coûte le plus : une agence perd en moyenne un jour et demi par projet qu'elle n'a jamais facturé, faute de l'avoir vu passer.

Le client n'a nulle part où regarder

Partager un tableau Trello avec un client, c'est lui montrer les commentaires internes. Partager un dossier Drive, c'est lui donner une liste de fichiers sans contexte. Il finit donc par demander par courriel, et vous répondez par courriel : c'est la boucle que les espaces client d'agence existent pour casser.

Les tableaux de bord sont à remplir à la main

Un tableau de bord qui demande une saisie hebdomadaire est un tableau de bord abandonné au deuxième mois. Les outils gratuits savent afficher ce qu'on leur donne ; ils ne savent pas aller chercher les jours consommés dans un autre outil.

Rien ne relie le devis au travail

Le devis signé décrit un périmètre. Les tâches décrivent le travail. Entre les deux, personne ne vérifie que le second correspond au premier. Le glissement de périmètre s'installe, et on ne le découvre qu'à la facture. Notre article sur le devis d'agence de communication détaille ce point.

Quand basculer, concrètement

Trois signaux, et le troisième est le bon.

• Vous passez plus d'une heure par semaine à recopier des informations d'un outil vers un autre. Une heure hebdomadaire, c'est six jours par an.
• Vous ne savez pas dire, sans calculer, quels dossiers sont rentables. Si la question demande trente minutes de tableur, vous ne vous la poserez pas assez souvent.
• Un client vous demande où en est son dossier et vous devez ouvrir trois outils pour lui répondre. C'est le signal le plus fiable, parce qu'il se produit devant témoin.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet

Les critères qui comptent pour une agence, dans l'ordre :

• Le devis, la production et la facture au même endroit. C'est ce qui manque à tous les outils gratuits, et c'est ce qui fait la différence sur la rentabilité.
• Un espace pour le client, distinct de l'espace interne. Sans lui, vous continuerez de répondre par courriel.
• La reprise en main en moins d'une journée. Un outil que l'équipe n'adopte pas en une semaine ne sera jamais adopté.
• La sortie de vos données. Vérifiez avant d'entrer comment on sort : c'est la question qu'on ne pense jamais à poser et qui coince trois ans plus tard.

Le prix arrive en cinquième. Une agence de six personnes qui facture 400 euros la journée récupère le coût d'un abonnement dès qu'elle retrouve une demi-journée par mois.

Les différents types d'outils, et à qui ils s'adressent

• Les gestionnaires de tâches — Trello, Todoist. Parfaits pour une équipe qui veut de la visibilité, insuffisants dès qu'il faut relier le travail à un budget.
• Les espaces de travail — Notion, Coda. Très souples, et c'est le problème : chacun construit sa page, et six mois plus tard personne ne sait où est l'information.
• Les outils de gestion de projet complets — Monday, Asana payants. Solides sur la production, faibles sur le devis et la facture.
• Les logiciels métier d'agence — dont Klevor. Le dossier client, le devis, la production, la facture et l'espace client dans le même outil.

Ce qu'il faut retenir

• Les outils gratuits font bien les tâches et le partage de fichiers.
• Ils ne relient pas le temps passé au budget vendu, et c'est là qu'une agence perd de l'argent sans le voir.
• Le signal de bascule le plus fiable : un client demande où en est son dossier et vous ouvrez trois outils.
• Choisissez sur la continuité devis-production-facture, pas sur le nombre de fonctionnalités.
• Vérifiez comment on sort avant d'entrer.

Klevor relie ce que les outils gratuits laissent séparé : le devis signé, les tâches qui en découlent, le temps saisi dessus et la facture qui en sort. Vous voyez la marge d'un dossier pendant qu'il tourne, pas trois mois après. Essayer Klevor quatorze jours, et comparez avec ce que vous faites aujourd'hui sur un seul projet.