Tableau de bord de projet sous Excel : la trame utile

Un tableau de bord Excel abandonné au deuxième mois est la règle, pas l'exception. La cause est presque toujours la même : il demandait vingt minutes de saisie hebdomadaire pour afficher quinze indicateurs dont personne ne se servait.

Voici une trame qui tient en un onglet, les six indicateurs qui comptent vraiment pour une agence, et le moment où le tableur décroche. Notre page sur la gestion de projet en agence traite de la méthode en amont.

Les six indicateurs, et pas un de plus

• Avancement — pourcentage de livrables acceptés sur le total prévu. Pas une estimation à la louche : un rapport entre deux nombres.
• Consommé sur vendu — jours passés divisés par jours vendus. Le seul indicateur qui dit si le dossier rapporte.
• Écart de calendrier — nombre de jours entre la date de livraison prévue et la date projetée aujourd'hui.
• Facturé sur encaissé — combien est parti, combien est rentré.
• Points ouverts — décisions attendues du client, avec leur ancienneté.
• Risques actifs — deux ou trois, pas dix.

Le rapport entre avancement et consommé est le seul couple qui compte. Un dossier à 40 pour cent d'avancement et 70 pour cent de consommation est en perte, et il le dit trois mois avant la facture finale.

La structure du classeur

Trois onglets, jamais plus.

• Saisie — une ligne par jour travaillé : date, personne, dossier, nombre d'heures, commentaire. C'est le seul onglet qu'on remplit.
• Dossiers — une ligne par projet : client, montant vendu, jours vendus, date de livraison, statut.
• Tableau de bord — aucune saisie, uniquement des formules.

La règle qui fait tenir un tableur : on ne saisit jamais deux fois la même information. Un classeur où l'on recopie le nom d'un dossier dans trois onglets diverge en quatre semaines.

Les formules qui suffisent

Quatre fonctions couvrent l'ensemble du besoin.

• SOMME.SI.ENS pour additionner les heures d'un dossier sur une période.
• RECHERCHEX pour aller chercher le montant vendu d'un dossier depuis l'onglet Dossiers.
• NB.SI pour compter les livrables acceptés.
• AUJOURDHUI pour calculer les écarts de date sans les ressaisir.

Ajoutez une mise en forme conditionnelle sur la colonne du consommé : vert en dessous de 80 pour cent du vendu, orange jusqu'à 100, rouge au-delà. C'est ce qui rend le tableau lisible en trois secondes, et un tableau qu'on lit en trois secondes est un tableau qu'on ouvre.

Le rythme de mise à jour

Une fois par semaine, le même jour, en dix minutes. Le vendredi en fin de journée fonctionne bien : la semaine est complète et la mémoire est fraîche.

Deux erreurs de rythme condamnent un tableau de bord :

• La saisie quotidienne obligatoire. Elle est tenue trois semaines, puis abandonnée. Une saisie hebdomadaire approximative vaut mieux qu'une saisie quotidienne inexistante.
• La revue mensuelle. Trop tard : un dérapage détecté au bout de trente jours a déjà consommé son budget.

Ce qu'Excel fait bien

Il ne faut pas mépriser l'outil. Sur une agence de trois à six personnes avec cinq dossiers en cours, un classeur bien construit donne une vision juste, coûte zéro euro, et se modifie sans demander la permission à personne.

Il est aussi le meilleur endroit pour concevoir ses indicateurs. Un tableau de bord qu'on a monté soi-même est un tableau de bord qu'on comprend, et c'est une compétence qui reste quand on change d'outil.

Où il décroche

La saisie du temps

C'est le point de rupture. Le tableur ne peut pas savoir qui a travaillé sur quoi : quelqu'un doit le lui dire, chaque semaine, pour toute l'équipe. À six personnes, la saisie devient une corvée collective, et une corvée collective n'est pas faite.

Le nombre de dossiers

Au-delà d'une dizaine de projets simultanés, le classeur devient illisible et les formules deviennent fragiles. Une plage mal étendue, et l'indicateur ment sans prévenir.

Le travail à plusieurs

Deux personnes dans le même fichier partagé, et vous obtenez des versions concurrentes. Le classeur hébergé en ligne atténue le problème sans le supprimer.

Le lien avec le devis et la facture

C'est la limite de fond. Le tableur ne sait pas qu'un devis a été signé, qu'un jalon est atteint, qu'une facture est partie. Il faut le lui dire, ce qui suppose de ressaisir des informations qui existent ailleurs.

Le signal de bascule

Un seul, et il est fiable : le jour où vous consacrez plus d'une heure par semaine à faire vivre le classeur. Une heure hebdomadaire représente six jours par an, soit davantage que le coût d'un outil qui alimente les mêmes indicateurs tout seul.

Le second signal, plus discret : quand vous ne faites plus confiance au tableau. Un indicateur dont on doute est un indicateur qu'on ne consulte plus, et un tableau de bord qu'on ne consulte plus a cessé d'exister avant qu'on ne l'ait fermé.

Ce qu'il faut retenir

• Six indicateurs, un onglet de saisie, une mise à jour hebdomadaire.
• Avancement contre consommé : le seul couple qui annonce une perte à l'avance.
• Jamais deux saisies de la même information.
• Excel tient jusqu'à une dizaine de dossiers et cinq ou six personnes.
• Basculez quand l'entretien dépasse une heure par semaine.

Dans Klevor, le tableau de bord se remplit tout seul : les heures saisies, les devis acceptés et les factures émises alimentent les mêmes indicateurs, sans classeur à entretenir. Essayer Klevor quatorze jours et comparez avec votre fichier actuel.