Outil de gestion de projet open source : ce que ça coûte

Un logiciel libre ne coûte rien en licence et beaucoup en attention. C'est un arbitrage parfaitement défendable, à condition de le faire les yeux ouverts : l'économie se compte en euros, la dépense se compte en heures, et ce ne sont pas les mêmes personnes qui paient.

Voici ce que le libre apporte réellement à une agence, ce qu'il exige, et les cas où il est le bon choix. Notre page sur la gestion de projet en agence traite du process en amont du choix d'outil.

Ce que l'open source apporte

• La maîtrise des données. Elles sont sur votre serveur, dans une base que vous pouvez lire. Aucune question de transfert hors de l'Union européenne, aucune dépendance à la politique tarifaire d'un éditeur.
• Aucun coût par utilisateur. C'est décisif pour une structure qui grandit vite ou qui travaille avec beaucoup d'intervenants extérieurs.
• La réversibilité. Vous pouvez exporter, migrer, forker. Le risque d'être coincé dans un outil est réel, et le libre le supprime.
• L'adaptation. Un champ, un statut, un workflow spécifique : tout se modifie, pour peu qu'on ait la compétence.

Les solutions sérieuses

Quatre familles, selon ce qu'on cherche.

• OpenProject — le plus complet côté planification : diagramme de Gantt, jalons, budgets, suivi du temps. C'est aussi le plus lourd à installer et à maintenir.
• Redmine — l'ancien, robuste, extensible par greffons. Son interface a vieilli, mais il tourne des années sans surprise.
• Taiga — orienté équipes agiles, agréable à utiliser, moins outillé sur le suivi budgétaire.
• Kanboard, Vikunja, Focalboard — légers, rapides à déployer, parfaits pour des tâches partagées et rien de plus.

Aucun de ces outils n'est pensé pour une agence : ils viennent du monde du développement logiciel. Ils gèrent très bien les tâches et les tickets, et ils ignorent le devis, la facture et l'espace client.

Le coût réel de l'auto-hébergement

C'est la partie qu'on découvre après. Cinq postes, à évaluer avant de décider.

• Le serveur — 20 à 60 euros par mois pour une machine correcte, sauvegardes comprises.
• L'installation — une demi-journée à deux jours selon l'outil et la compétence disponible.
• Les mises à jour — quelques heures par trimestre, davantage lors des montées de version majeures, qui cassent parfois les greffons.
• Les sauvegardes et leur restauration — une sauvegarde jamais testée n'existe pas. Comptez une vérification par trimestre.
• La sécurité — correctifs, certificats, accès. C'est le poste qu'on oublie, et le seul qui puisse coûter très cher.

Total réaliste pour une agence de dix personnes : entre 1 500 et 3 000 euros par an en temps interne, hors serveur. À comparer avec un abonnement, pas avec zéro.

L'option hébergée par l'éditeur

La plupart de ces projets proposent une version hébergée, payante, avec support. C'est souvent le meilleur compromis : vous gardez la liberté de récupérer vos données et de migrer, sans porter l'exploitation.

Le prix se rapproche alors d'un logiciel propriétaire, et la comparaison redevient honnête : elle porte sur les fonctions, pas sur la licence.

Quand le libre est le bon choix

• Vous avez la compétence en interne, et elle est disponible. Une agence de développement est dans ce cas ; une agence de création rarement.
• Vos clients l'exigent. Certains marchés publics ou secteurs sensibles imposent une localisation et une maîtrise des données.
• Vous avez besoin d'une adaptation qu'aucun éditeur ne fera.
• Vous travaillez avec beaucoup d'intervenants externes, et le coût par utilisateur devient un frein réel.

Quand il ne l'est pas

Trois situations, et elles sont majoritaires.

• Personne n'est propriétaire du sujet. Un outil libre sans responsable désigné devient un serveur non mis à jour en dix-huit mois.
• Le besoin est métier, pas technique. Aucun de ces outils ne relie un devis signé à une facture. Il faudra un second outil, et l'économie disparaît.
• L'équipe n'est pas technique. L'adoption prime sur les fonctions : un outil que personne n'ouvre ne coûte rien et ne sert à rien.

Les questions à se poser avant de déployer

Un déploiement réussi tient à des décisions prises avant l'installation, pas après.

• Qui est responsable de l'outil ? Une personne nommée, avec du temps identifié. Sans réponse à cette question, ne commencez pas.
• Quelle version installe-t-on, et pour combien de temps ? Préférez une version bénéficiant d'un support long plutôt que la plus récente.
• Où et comment sauvegarde-t-on ? Hors du serveur de production, avec une restauration testée avant la mise en service.
• Que fait-on des greffons ? Chacun est une dépendance qui peut ne pas suivre la prochaine montée de version. Trois au maximum.
• Comment ouvre-t-on l'accès aux externes ? Freelances, clients, partenaires : la réponse conditionne la configuration réseau et la charge de sécurité.

Cinq questions, une réunion d'une heure. Une agence qui ne peut pas y répondre n'a pas besoin d'un outil libre : elle a besoin d'un outil qu'elle n'a pas à exploiter.

Le point de comparaison honnête

La bonne question n'est pas « libre ou propriétaire », mais « combien d'outils me faudra-t-il ». Un outil libre de gestion de tâches plus un logiciel de facturation plus un espace client fait trois outils, trois abonnements ou trois maintenances, et deux ressaisies.

Une agence perd davantage dans les transferts d'information entre outils que dans le prix des licences. C'est ce que règle un outil qui porte le dossier de bout en bout, du devis à la facture.

Ce qu'il faut retenir

• Libre ne veut pas dire gratuit : comptez 1 500 à 3 000 euros par an en temps interne.
• OpenProject pour la planification, Redmine pour la robustesse, Kanboard pour la simplicité.
• Ces outils viennent du développement logiciel : ils ignorent le devis et la facture.
• La version hébergée par l'éditeur est souvent le bon compromis.
• Sans responsable désigné, un outil auto-hébergé se dégrade en dix-huit mois.

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